Online pénztár beállítása

A leírás részletes betekintést ad a Business Central rendszerben elérhető Pénztár funkció használatához.  

A Pénztár funkció rugalmas és egyben átlátható megoldást nyújt azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek üzleti folyamataiban szerepet kap a készpénzmozgás. A Pénztár funkció használatával lehetőség van önálló pénztár bizonylatok, illetve készpénzes eladási vagy beszerzési számlák kiállítása során automatikusan létrehozott és azonnali kiegyenlítéssel létrehozott pénztár bizonylatok kiállítására.

A megoldás a következő funkciókat tartalmazza:  

• Pénztár funkciók beállítása  

• Pénztárak / Pénztár számlák kezelése  

• Pénztári jogosultságok meghatározása  

• Pénztár bizonylatok kiállítása és nyomtat

• Pénztáridőszakok és pénztárjelentések kezelése  

• Pénzmozgások könyvelése  

Általános beállítások

A Pénztár helyes beállításához és az integráció biztosításához szükség van a következő általános BC törzsadatok létrehozására:   Bankszámlák: a Pénztárral kapcsolatos pénzmozgások analitikáját és az automatizált könyvelési feladásokat a BC Bankszámlakezelés funkciója biztosítja. Pénztáranként szükséges egy-egy Bankszámla kartont létrehozni.  

  

A Bankszámla kartonon beállított Bankszámla-könyvelési csoport fogja meghatározni a pénztár főkönyvi kapcsolatát.  

Amennyiben a valutapénztárt átlagárfolyam alapján kell kezelni, az Értékelés módjánál az átlag opciót szükséges kiválasztani.  

Pénztáranként szükséges létrehozni egy-egy Főkönyvi naplólapot. A Főkönyvi naplólapokat származtathatjuk egy erre a célra létrehozott Főkönyvi naplósablonból.  

A keresőben rá kell keresni a Főkönyvi naplósablonokra, majd létrehozni a Pénztár naplót.  

  

A Főkönyvi naplólapokat a NAVIGÁLÁS menü Naplólapok funkciójával tudjuk létrehozni. A Főkönyvi naplólap beállításaiban az Ellenszámla típusa legyen Bankszámla, az Ellenszámla száma pedig legyen az előző lépésekben a pénztár céljára létrehozott Bankszámla kód.  

Számozási körök: A pénztár bizonylatok sorszámozásához szükség lesz az erre a célra létrehozott Számozási körök kialakítására. A kereső segítségével navigáljunk el a Számozási körökhöz. Ezt követően létre kell hozni a kívánt számozási struktúrát az iktatott, bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz:

  

Pénztár beállítások  

A Pénztár beállításokat a kereső segítségével érhetjük el.

A Pénztár beállítások ablakban a következő paraméterek megadására van lehetőség:  

1. Felhasználó ellenőrzés: aktiválásával Pénztár bizonylatot csak a pénztárhoz rendelt felhasználó kezelheti. Lásd később a Pénztár felhasználói jogosultságok beállításánál.  

2. Azonos számlatípus: aktiválásával a pénztár bizonylat soraiban a fejlécben megadott Számlatípust és Számlaszámot fogja felajánlani a rendszer, a fejben és a sorokban megadott számlatípus nem térhet el egymástól. (kivételt képeznek a kerekítés jellegű, automatikusan létrehozott tételsorok)  

3. Létrehozás eladási számlából: aktiválásával szabályozható, hogy Eladási Számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használata – aktív legyen).

4. Létrehozás eladási jóváírásból: aktiválásával szabályozható, hogy Eladási Jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Eladási Jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Eladási Jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.  

5. Létrehozás beszerzési számlából: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési számla könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Beszerzési számlához kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési számlán alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.  

6. Létrehozás beszerzési jóváírásból: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési jóváírás könyvelésénél automatikusan létrejöjjön-e az Beszerzési jóváíráshoz kapcsolt pénztár bizonylat. Az opció használatának előfeltétele, hogy az Beszerzési jóváíráson alkalmazott Fizetési mód beállítása megkövetelje a pénztár használatát (Pénztár használat – aktív legyen), lásd feljebb.  

7. Pénztár bizonylat létrehozása munkadátummal: aktiválásával szabályozható, hogy Beszerzési bizonylat könyvelésénél amennyiben a bizonylat dátuma korábbi, mint a munkadátum, a pénztárbizonylat a munkadátummal jöjjön létre. A mező beállítása minden pénztárra hatással van, de pénztáranként az azonos nevű mezővel külön-külön szabályozható.

8. Pénztár napló automatikus könyvelése: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárásának hatására, a bizonylat pénzügyi tartalma automatikusan feltölti a pénztárszámlához beállított Főkönyvi naplót. A kapcsoló aktiválásával a létrehozott naplótétel automatikusan könyvelésre kerül. Amennyiben ez a beállítás nincs bekapcsolva, úgy a pénztárnaplóba létrehozott tételek utólagosan módosíthatók. Fontos: a beállítás elérhető a Pénztár beállítása lista beállítások között is. Az itt található beállítást felülírja a Pénztár beállítása listán beállított paraméter.

9. Pénztár bizonylat nyomtatása lezárásnál: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárása automatikus Pénztár bizonylat nyomtatást kezdeményez. Amennyiben a beállítás nem aktív, akkor a Lezárt pénztár bizonylatok listájából lehetőségünk van utólagos nyomtatásra. Ez a mező csak akkor kerülhet aktiválásra, ha a fenti 4 létrehozás gomb aktiválva van.  

10. Készpénzfizetési korlát: A korlát összegét megadva vevőnkként és könyvelési időszakonként figyelni fogja a rendszer a könyvelt összegeket és a beállításnak megfelelően figyelmeztetést kapunk.

11. Készpénzfizetési korlát figyelése: Készpénzfizetési korlát beállítása esetén megadhatjuk, milyen figyelmeztetést kapjunk, ha átlépjük az értékhatárt (nincs, figyelmeztetés, hiba).  

Címletezési egységek  

Amennyiben a pénztárzárás során szükséges a készpénzállomány pontos, címletenként történő megjelenítése, úgy szükséges meghatároznunk az adott pénznemhez tartozó címleteket.  

A Pénztár címlet táblában a következő részleteket tudjuk meghatározni:  

1. Pénznemkód: amennyiben az alapértelmezett helyi pénznemre (SPN) vonatkozik a címletbeállítás, úgy a Pénznemkód mező üresen kell hagyni. Minden ettől eltérő esetben az adott devizához tartozó Pénznemkódot kell beállítani.  

2. Címlet: a Címletezési egység azonosítója.  

3. Megnevezés: az időszaki pénztárösszesítőn megjelenő címletszimbólum.  

4. Zárolva: az adott sorra nem rögzíthető be tétel.

5. Szorzó: az az egység, amelyet majd a címletezés során a rendszer megszoroz a megadott darabszámmal.  

Pénztár beállítása lista  

A Pénztár beállítása lista ablak használatával elérhetőek a már létrehozott pénztárak, illetve új pénztárakat tudunk létrehozni.  

  

Az adott pénztáron állva a Szám mezőben található értékre vagy a Kezelés gomb alatt található funkciók segítségével megtekinthetjük a Pénztár karton nézetét és beállíthatjuk vagy módosíthatjuk a pénztár működését.

A Pénztár beállítása ablakban a következő adatokat tudjuk megadni:  

Az Általános gyorslapon:

1.  Szám: a pénztár egyedi azonosítója.  

2. Név: a pénztár megnevezése.  

3. Név2: a pénztár további megnevezése, amennyiben nem elegendő a Név mező hossza.  

4. Keresőnév: a Név mező kitöltése estén automatikusan létrejövő, a keresésekhez jobban használható, egységesen nagybetűs megnevezés.  

5. Zárolva: mező aktiválása esetén nem állítható ki újabb pénztár bizonylat.  

A Könyvelés gyorslapon:

1. Pénznemkód: meghatározza pénztár pénznemét. A vállalat alappénzneme (SPN) esetén üresen marad.

2. Tartozik kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.  

3. Követel kerekítési jogcímkód: a jogcímkódok között definiált kerekítési különbözet azonosítója. A kerekítési pontosság hatására számolt különbözetek ezen jogcímkódon keresztül kerülnek könyvelésére.

4. Bevételi pénztár bizonylat számozása: lezárt bevételi pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.  

5. Kiadási pénztár bizonylat számozása: lezárt kiadási pénztár bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.  

6. Iktatás számozása: a pénztárban iktatott, még lezáratlan bizonylatok sorszámozásához használt Számozási kör azonosítója.  

7. Naplósablon név: annak a naplósablonnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően.

8. Naplólap név: a Naplósablonban kiválasztott naplósablonhoz tartozó naplólapnak az azonosítója, amelyet a naplótételek létrehozásához fog használni a rendszer pénztár bizonylat lezárását követően.

9. Címletezés kötelező: amennyiben az időszaki pénztárjelentéseken kötelezően meg kell jeleníteni a pénzkészlet címletezését, úgy aktiválni kell ezt a beállítást. Fontos, hogy a címletezés megfelelő működése érdekében a kívánt működés kerüljön beállításra a pénztáridőszak megnyitása előtt (lásd később a pénztáridőszakok nyitásánál)

10. Dátum ellenőrzés: A bevételi és kiadási pénztárbizonylat bizonylatdátuma nem térhet el a munkadátumtól. Amennyiben eltér nem lehet zárnia bizonylatot.

11. Pénztár bizonylat létrehozása munkadátummal: aktiválásával a Beszerzési bizonylat könyvelésénél amennyiben a bizonylat dátuma korábbi, mint a munkadátum, a pénztárbizonylat a munkadátummal jön létre.

12. Pénztár napló automatikus könyvelése: aktiválásával a Pénztár bizonylat lezárásának hatására, a bizonylat pénzügyi tartalma automatikusan feltölti a pénztárszámlához beállított Főkönyvi naplót. A mező aktiválásával a létrehozott naplótétel automatikusan könyvelésre kerül. Amennyiben ez a beállítás nincs bekapcsolva, úgy a pénztárnaplóba létrehozott tételek utólagosan módosíthatók. Fontos: Pénztár beállítások között ugyan ilyen elnevezéssel szerepel a beállítás. Az itt található beállítás felülírja a Pénztár beállításoknál megadott beállítást  

13. Egyenleghatár ellenőrzése:

• None – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét  

• Maximum - ellenőrzi a rendszer, hogy elérte-e az adott pénztár a maximális egyenleget

14. Maximális egyenleg: a pénztárban tárolható maximális egyenleg összegét határozza meg.

15. Pénztárzárási időszak: a nyitott pénztáridőszakokba maximálisan rögzíthető napok száma, amelyet új pénztár bizonylat készítése előtt ellenőriz a rendszer. Amennyiben a nyitott pénztáridőszakban létező napok száma eléri az itt beállított értéket, úgy a pénztár bizonylat kiállítása csak abban az esetben lehetséges, ha az időszakot lezárjuk és a szabályoknak megfelelően újat nyitunk.  

Választható értékek: Nem kötelező, Naponta, Hetente, Havonta, Évente Pl.: ha a nyitás dátuma 2019.01.01, a zárási időszak Hetente, akkor csak 2019.01.01-tól 2019.01.07-ig lehet pénztár bizonylatot rögzíteni. Ha a pénztárzárási időszak havi akkor az időszak hossza azonos a nyitási dátum hónapjának napjaival (pl.: febr. 28 napos, márc. 31 napos). Továbbá hóközi nyitás esetében is követi a rendszer a fenti logikát (pl.: febr. 25-ös nyitásnál 28 napnak veszi az időszakot, márc. 15-ös nyitásnál 31 napnak veszi az időszakot). Az időszakokat a BC standard módon számítja.

16. Negatív egyenleg figyelése:  

Nincs – a rendszer nem ellenőrzi az adott pénztár egyenlegét.  

Figyelmeztetés – a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó             pénztár egyenlegét negatív összegre változtatná meg.  

Hiba - a rendszer hibaüzenetet jelenít meg, ha a kiállított aktuális bizonylat a hozzá tartozó pénztár egyenlegét             negatív összegre változtatná meg, a hibaüzenet megakadályozza a pénztár bizonylat lezárását.

17. Kerekítési pontosság: megadható a legkisebb használható címletnek megfelelő kerekítési érték. A kerekítési pontosság beállításának hatására a rendszer kerekítési tételsort fog létrehozni azon bizonylatok esetében, ahol a kerekítési szabályok következtében különbözettel kell számolni.  

Jogcímkódok

A pénztár bizonylatok rögzítésekor nagyfokú segítséget ad, ha a jogcímtörzs ki van töltve. A jogcímek használatával a pénztárosnak nem kell tisztában lennie a bizonylat kontírozásával, hanem csak az előre meghatározott gazdasági eseményt kell kiválasztania a listából. Egy-egy jogcímhez megadhatunk főkönyvi számokat, illetve egyéb törzsadatot is, mint ÁFA beállítás vagy alap dimenzió kódok. A rögzített pénztár bizonylat a jogcímhez kapcsolt paraméter adatokkal kerül át a pénztárhoz definiált főkönyvi naplóba. A jogcímkód kiválasztásával a megadott könyvelési csoportokat emeli be a rendszer a sorba. Azonban ezek a csoportok a pénztár bizonylat sorában ezután szabadon megváltoztathatók.   ![A képen szöveg, sor, szám, Betűtípus látható Automatikusan generált leírás]

Pénztár felhasználó jogosultságok  

 Amennyiben a Pénztár beállítása lapon a Szigorú felhasználó ellenőrzés be van kapcsolva, úgy csak azok a Felhasználók tudnak pénztári tevékenységet folytatni, akiket a Pénztár felhasználó jogosultságok lapon nevesítünk. Felhasználónkként egy Alapértelmezett pénztárat tudunk beállítani pénznemenként. Később amikor egy Beszerzési vagy Eladási számlát hoz létre a felhasználó, akkor pénznemtől függően, a Fizetési mód kiválasztása után a hozzá beállított Alapértelmezett házipénztárat fogja megjeleníteni a Számla részletezése gyorslapon.

Fontos: A címletezés működéséhez az érintett felhasználót fel kell vennünk a táblába mielőtt megnyitnánk az időszakot..

 

Jelentéskiválasztás – Pénztár  

 A pénztár bizonylat nyomtatáshoz használt elrendezést mind a Kiadási mind a Bevételi pénztár bizonylathoz be kell állítani. Az erre a célra fejlesztett sablon kódját (42019382) a Jelentésazonosító mezőben lehet kiválasztani.

   

Pénztár - pénztáridőszak nyitás/zárás lépései  

 Bevételi és kiadási bizonylatokat csak akkor lehet rögzíteni, ha a Pénztár kartonhoz létezik nyitott pénztáridőszak. Az időszakok kezelése a Pénztár lapon elérhető Időszak nyitás és Időszak zárás funkciókkal oldható meg. Időszak nyitása akkor lehetséges, ha még nincs egyéb nyitott időszak létrehozva a pénztárhoz, illetve a nyitási dátum időben nem előzi meg az előző időszak zárási dátumát.