Előleg kezelés
Átállási segédlet az új előlegkezelési folyamat használatához
Jelen segédlet célja, hogy támogassa az átállást az előlegkezelés újabb verziójára. A beállításokat illetően fontos megemlíteni, hogy ezek nem igényelnek a felhasználó részéről újbóli beállítást, ha az előző előleg modult használtuk, akkor a frissített verzióban a fő beállítások másolásra kerülnek. Amennyiben haszáltuk az előző előlegmodult, egy nagyon egyszerű beállítási folyamaton vezérel minket végig a rendszer, amellyel az adatmigráció pillanatokon belül lefut.
Első lépésként be kell mennünk a beállításokba, ahol megtaláljuk a Támogatott beállítások lehetőséget.
Ezen belül az Új Előlegfizetési Modul Beállítására kell kattintanunk.
Ezt követően felugrik egy ablak, melyben a rendszer ismerteti, hogy mi fog történni, ha ezen a varázslón végimegyünk. Nagyon fontos, ha ezen végigmegyünk, ez a művelet nem visszafordítható!
A tovább gombra kattintva a következő ablakban pedig a csúszkát jobbra húzva tudjuk véglegesíteni, hogy az új előlegfizetési modult szeretnénk használni.
Ha minden lépésén végigmentünk a varázslónak, akkor az előző előlegmodulban folyamatban lévő, vagy elkészült végszámlák az új menüpontok alatt elérhetőek. Elkezdett előlegszámla esetén ugyanabban a státuszban megtalálható az adott előlegszámla.
Az előlegkezelési folyamat alaplogikája továbbra is hasonló marad: az előlegbekérő létrehozása, a befizetés könyvelése, az előlegbekérő és a befizetés összekapcsolása, az előlegszámla kiállítása, majd a végszámla elkészítése továbbra is a folyamat fő lépései közé tartozik.
Az új dokumentáció azonban több részben pontosítja és kiegészíti a korábbi működést. A segédlet ezért nem helyettesíti a részletes felhasználói dokumentációt, hanem az átállás szempontjából fontos változásokat, teendőket és ellenőrzési pontokat foglalja össze.
Az új előlegkezelést fontos letesztelni sandbox környezetben. Abban az esetben, ha most kezdünk el előleget használni, akkor a beállításokat szükséges elvégeznünk, ezek megtalálhatóak az Előleghez kapcsolódó beállítások menüpont alatt.
Mi marad változatlan?
Az új előlegkezelési működés nem teljesen új folyamatot vezet be, hanem a meglévő előlegkezelést pontosítja és bővíti.
Változatlan marad, hogy:
- a bizonylathoz kötött előleg egy konkrét eladási rendeléshez kapcsolódik;
- az előlegbekérő levél eladási rendelésből is létrehozható;
- a befizetés könyvelése továbbra is befizetési vagy fizetési egyeztetési naplón keresztül történhet;
- vevői előleg esetén továbbra is figyelni kell az előrefizetés / előleg jelölésére;
- az előlegszámla kiállítása előtt az előlegbekérőt és a befizetést össze kell kapcsolni;
- a végszámla kiállítása az eredeti eladási bizonylathoz kapcsolódik;
- az előlegszámla jóváírásánál és a végszámla kezelésénél továbbra is kiemelten fontos a könyvelési dátumok ellenőrzése.
Mi változik vagy mire kell jobban figyelni?
Az új előlegkezelésben az alábbi területeken van eltérés, pontosítás vagy újonnan kiemelt működés.
| Terület | Korábbi előleg / dokumentáció | Új előleg / új dokumentáció |
|---|---|---|
| Előleg típusai | Bizonylathoz kapcsolódó előlegfolyamat volt elérhető. | Külön megjelenik a bizonylathoz kötött és a szabad felhasználású előleg. |
| Előlegbekérő létrehozása | Az előlegbekérő eladási rendelésből volt indítható. | Továbbra is létrehozható eladási rendelésből, szabad felhasználású előleg esetén pedig az Eladási előlegbekérő levelek oldalon kell rögzíteni. |
| Befizetés és előleg összekapcsolása | Összepontozás / linkelés alapján történt. | A kapcsolat beállítása a Kapcsolat beállítása és a Kapcsolat ID beállítása műveletekkel történik. |
| Előlegszámla kiállítása | Befizetés után, összekapcsolást követően történt. | A kapcsolt összeg, a számlázandó összeg és a számlázott összeg ellenőrzése kiemelten fontos. |
| Végszámla jóváírása | Nem volt rá lehetőségünk. | A végszámla sztornírozása esetén a korábban felhasznált előleg felszabadul. |
| Szabad felhasználású előleg | Nem volt elérhető. | Új funkcióként jelenik meg. |
Az új előlegkezelés fő folyamatai
Bizonylathoz kötött előleg
A bizonylathoz kötött előleg olyan vevői előleg, amely konkrét eladási rendeléshez vagy teljesítéshez kapcsolódik.
Fő lépései:
- Eladási rendelés rögzítése.
- Előrefizetés / előleg százalék megadása.
- Előlegbekérő levél létrehozása az eladási rendelésből.
- Előlegbekérő levél nyomtatása / kiküldése.
- Vevői befizetés könyvelése.
- Befizetés és előlegbekérő összekapcsolása.
- Előlegszámla könyvelése.
- Végszámla kiállítása.
- Szükség esetén előlegszámla jóváírása vagy visszatérítés könyvelése.
Szabad felhasználású előleg
A szabad felhasználású előleg olyan előleg, amelynél a vevő befizetése még nem feltétlenül kapcsolódik konkrét rendeléshez vagy számlához.
Ebben az esetben az előlegbekérő közvetlenül az Eladási előlegbekérő levelek oldalon hozható létre.
A szabad felhasználású előleg később egy vagy több számlához is felhasználható, részben vagy egészben. A fel nem használt összeg továbbra is elérhető marad későbbi felhasználásra. A rendelkezésre álló előleg felhasználása felhasználói döntés alapján történik, a rendszer nem alkalmaz automatikus vagy kötelező előlegfelhasználást.