Külső adattárolás
Ennek a funkciónak a használatával az e-számla alkalmazás lehetőséget biztosít az aláírt fájlok adatbázison kívül tárolására. Ez akkor hasznos, ha nagy mennyiségű elektronikus számlát bocsátunk ki és ezek tárolása nagymértékben megnöveli azt adatbázis fizikai méretét. A funkció bekapcsolása után a rendszer az elektronikus dokumentum tárból az aláírt fájlokat a beállított külső tárolóba helyezi át. A cikk ennek a funkciónak a beállításában nyújt segítséget.
Külső fájlfiók beállítása a Business Central-ban
A külső fájlfiókok használatával lehetőségünk van arra, hogy közvetlenül a Business Central-ból elérhessünk és kezelhessünk egy fájltárolási szolgáltatást, pl, Azure File Share vagy SharePoint. Nyissuk meg a külső fájlfiükok oldalt, és kattintsunk az Új fájlfiók hozzáadása lehetőségre. Egy támogatott beállítás lesz segítségünkre:
Kattintsunk a Következő gombra, majd válasszuk ki annak a fájltárolónak a típusát, amit az elektronikusan aláírt fájlok tárolására kívánunk használni. Mi azt javasoljuk, hogy Azure File Share-t vagy SharePoint-ot használjunk erre a célra. Kattintsunk a következő gombra.
A cikkben az Azure File Share beállítását mutatjuk be a továbbiakban. Adjuk meg a következő oldalon a megjelölt adatokat:
- Fiók neve: Adjunk meg egy tetszőleges nevet a fióknak
- Fájltároló neve: Adjuk meg Storage Account nevét (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)
- Hitelesítés típusa: Válasszuk a Shared key lehetőséget
- Titok: Adjuk meg a Shared key-heztartozó titkos kulcsot (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)
- Fájlmegosztás neve: Adjuk meg a megosztás nevét (ezt az Azure portálon szerezhetjük be)
Kattintsunk a következő majd a befejezés gombra:
Ezzel sikeresen összekapcsoltuk a Business Central rendszert a külső tárolóval. A tároló böngészővel tesztelhetjük, hogy megfelelően működik a kapcsolat, és elérhetjük a külső tárolóban tárolt fájlokat:
Bármilyen tárolási megoldást is állítunk be, mindig gondoskodni kell a külső tároló biztonsági mentéséről, mert a Business Central biztonsági mentéseibe az itt tárolt fájlok nem kerülnek bele!
Fájl szituáció hozzárendelése fájlfiókhoz
A következő lépésben rendeljük hozzá az Elektronikus számla fájlszituációt az újonnan felvett fájlfiókhoz. Ezzel mondjuk meg a rendszernek, hogy az Elektronikus számla alkalmazásnak melyik fiókot kell használnia a fájlok eltárolása során. Egyszerre csak egy fiókot tudunk összekapcsolni az Elektronikus számla alkalmazással.
Kattintsunk a Navigálás > Fájl szituációk menüpontra:
A megjelenő ablakban kattintsunk a hozzárendelés gombra és válasszuk ki az Elektronikus számla lehetőséget:
Kattintsunk az Ok gombra és zárjuk be az ablakot.
Ezzel létrehoztunk egy kapcsolatot egy külső fájltároló szolgáltatással, és meghatároztuk az E-számla alkalmazás számára, hogy ezt a fiókot használja a fájlok tárolására.
A fájlfeltöltés engedélyezése
Az Elektronikus aláírás beállítása oldalon engedélyeznünk kell a fájlok feltöltését. Ezt a Külső adattárolás engedélyezése mező bejelölésével tehetjük meg. Bővebb információ a beállításról: Az Elektronikus aláírás beállítása oldal használata
A mező bekapcsolása után megjelenő üzenetet az elolvasása után fogadjuk el:
Opcionális: A külső tároló mentési mappájának beállítása
Megadhatjuk, hogy a rendszer a külső tároló mely mappájába helyezze el az aláírt elektronikus dokumentumokat. Ha ezt a lépést kihagyjuk, akkor a tároló gyökér könyvtárába kerülnek áthelyezésre a fájlok. Használjuk az Elektronikus aláírás beállítása oldalon a Műveletek > Külső tárhely elérési útjának beállítása menüt:
A megjelenő ablakban válasszuk ki a használni kívánt mappát, majd kattintsunk az Ok gombra az elfogadáshoz.
A rendszer az alábbi struktúrában hozza létre a fájlokat a külső tárolóban:
- Gyökérkönyvtár vagy kiválasztott mappa
- Vevő száma
- Invoice
- Ide kerülnek a vevő számra kibocsátott elektronikus számlák
- Credit Memo
- Ide kerülnek a vevő számra kibocsátott elektronikus jóváírások
- Invoice
- Vevő száma
A fenti struktúra a dokumentumok könnyebb visszakeresését hivatott támogatni.
A fájlfeltöltés végrehajtása
Az e-számla alkalmazás az aláírt elektronikus dokumentumokat az Elektronikus dokumentumtár nevű táblában tárolja. Megtekinthetjük egy adott bizonylathoz kapcsolódó rekordokat, ha az Elektronikus dokumentum tételek oldalon az Elektronikus dokumentumtár gombra kattintunk:
A tárolás helyét a Tárolás típusa mezőben láthatjuk. Ha ennek értéke = adatbázis, akkor a fájl(ok) a Business Central adatbázisában vannak tárolva. Ha értéke = Külső fájltároló, akkor már áthelyezésre került a beállított külső tárolóba.
Az e-számla alkalmazás mindaddig az adatbázisban tartja a fájl(oka)t, amíg az elektronikus számla első értesítője kiküldésre nem kerül!
Az áthelyezés a külső tárolóba jelenleg három módon támogatott (ha a külső adattárolás engedélyezése be van kapcsolva):
- Manuálisan az Elektronikus dokumentum tételek vagy az Elektronikus dokumentumtár oldalakon
- Használjuk a Műveletek > Áthelyezés külső tárhelyre menüpontot
- Az e-mail értesítés kiküldése után automatikusan
- A rendszer automatikusan elvégzi az áthelyezést, ha az e-mail a kimenő postafiókba került
- Ütemezetten afeladatvárólista használatával
- Ehhez ütemezzük a 42019899 számú programmodult a feladatvárólistában
- Ez a funkció akkor használatos, ha a már meglévő, korábban keletkezett fájlok áthelyezését szeretnénk elvégezni