Könyvvizsgálói adatexport
A Könyvvizsgálói adatexport (Audit XML) funkcióval a Business Centralból a könyvvizsgáló számára strukturált, géppel feldolgozható adatállományt adhatunk át – elsősorban a főkönyvi tételeket és a kapcsolódó pénzügyi adatokat. A teljes körű exporthoz ellenőrizni kell az alapbeállításokat, és elő kell állítani a vizsgált év nyitó tételeit. A nyitó tételek külön dimenzióval történő jelölése azt is lehetővé teszi, hogy a pénzügyi jelentésekben a nyitó egyenleg és az időszaki forgalom elkülönüljön.
Az alábbi útmutató végigvezet a beállításokon, az eredmény- és mérlegszámlák zárásán, az export állomány elkészítésén és az elemzések kialakításán. A példák naptári üzleti évet használnak; eltérő üzleti év esetén a saját évkezdési és évzárási dátumokat kell megadni.
A folyamat áttekintése
- Ellenőrizze a könyvelési időszakokat, a számlatükröt, a naplókat és a könyvelésért felelős személy adatait.
- Zárja le a vizsgált üzleti évet a Könyvelési időszakok oldalon, majd végezze el az Eredményszámlák zárása standard folyamatot.
- Futtassa a Mérlegszámla lezárása funkciót a megelőző év utolsó napjára azért, hogy a vizsgálandó évben a mérlegszámlák nyitó egyenlege rendelkezésre álljon. A rendszer létrehozza a következő időszak nyitó tételeit is.
- Készítse el a Könyvvizsgálói adatexportot a vizsgált teljes üzleti évre.
- Állítsa be és ellenőrizze a nyitó tételeket elkülönítő elemző nézetet és pénzügyi jelentést.
Példa: a 2025. évi export nyitó tételeinek előállításához a Mérlegszámla lezárása funkcióban 2024. 12. 31 az üzleti év befejezési dátuma. A nyitó tételek könyvelési dátuma automatikusan 2025. 01. 01 lesz, az adatexport időszaka pedig 2025. 01. 01–2025. 12. 31.
Előzetes beállítások
Könyvelési időszakok
Nyissa meg a Könyvelési időszakok oldalt, és ellenőrizze, hogy az üzleti évek első időszakánál az Új üzleti év jelölés helyesen szerepel. A zárási műveletek elvégzése előtt ezen az oldalon kell lezárni az érintett üzleti évet.
Vállalati tisztviselők
A Vállalati tisztviselők oldalon adja meg a könyvelésért felelős személy adatait. Az export előtt ellenőrizze, hogy az adatok hiánytalanok.
Számlatükör és naplók
- A Számlatükörben minden főkönyvi számlának legyen száma és neve. A számlaszámok csak számjegyekből álljanak.
- Ellenőrizze a főkönyvi számlák mérleg- vagy eredményszámla-besorolását. A Mérlegszámla lezárása funkció a mérleg típusú számlák egyenlegét kezeli.
- Minden napló rendelkezzen névvel és megnevezéssel.
- A mérlegszámlák zárásához válassza ki a használni kívánt főkönyvi naplósablont és naplólapot, valamint a zárás és a nyitás ellenszámláit.
A nyitó tételek jelölése
Készítsen elő egy olyan dimenziót és dimenzióértéket, amelyet kizárólag a nyitó tételek jelölésére használ. Az útmutató példájában a dimenzió kódja NYITÁS, a nyitó tételekhez rendelt dimenzióérték kódja szintén NYITÁS. A dimenzió az elemzés szempontját, a dimenzióérték pedig a szűrhető jelölést adja.
Ez a jelölés akkor is elkülöníti a nyitó tételeket, ha az üzleti év első napján más könyvelések, például elhatárolások, értékesítési vagy beszerzési tételek is keletkeznek. Ilyenkor a dátumszűrés önmagában nem elegendő.
Eredményszámlák zárása
A mérlegszámlák lezárása előtt végezze el az Eredményszámlák zárása standard Business Central-folyamatot a lezárandó üzleti évre. A folyamatot a kapcsolódó zárási tételek könyvelésével együtt fejezze be, majd folytassa a mérlegszámlák zárásával.
Mérlegszámlák zárása és nyitása
A Mérlegszámla lezárása funkció egyetlen folyamatban lezárja a mérleg típusú főkönyvi számlák egyenlegét, majd a megadott zárási dátumot követő napon – azaz a következő üzleti év első napján – megnyitja azokat. A létrehozott nyitó tételek a Könyvvizsgálói adatexport számára is biztosítják a nyitó adatokat.
Fontos: az OK gombbal indított művelet a megadott főkönyvi naplón keresztül automatikusan könyveli a záró és nyitó tételeket. Indítás előtt ellenőrizze az üzleti év befejezési dátumát, az ellenszámlákat és a nyitó tételek dimenziójelölését.
A zárás és a nyitás paraméterei
Nyissa meg a Mérlegszámla lezárása funkciót, majd töltse ki az alábbi beállításokat. A zárás és a nyitás adatait a megfelelő részben adja meg.
| Beállítás | Megadandó adat |
|---|---|
| Üzleti év befejezési dátuma | A lezárandó üzleti év utolsó napja. A 2025. évi nyitó tételekhez: 2024. 12. 31. |
| Főkönyvi naplósablon és naplólap | Az a naplósablon és naplólap, amelyen keresztül a rendszer könyveli a tételeket. |
| Zárás ellenszámlája | A záró tételekhez használt főkönyvi számla a vállalat számlatükre szerint. |
| Zárás bizonylatszáma és könyvelési szövege | A záró tételek bizonylatszáma és a megnevezésükben megjelenő szöveg. |
| Nyitás ellenszámlája | A nyitó tételekhez használt főkönyvi számla a vállalat számlatükre szerint. |
| Nyitás bizonylatszáma és könyvelési szövege | A nyitó tételek bizonylatszáma és a megnevezésükben megjelenő szöveg. |
| Dimenziók | Válassza ki azokat a dimenziókat, amelyek szerinti bontásban a programnak tételeket kell létrehoznia. |
| Dimenzió kiválasztása | A kizárólag a nyitó tételek jelölésére használt dimenzió beállítása; a példában NYITÁS. Ellenőrizze a nyitó tételekhez rendelendő dimenzióértéket is. |
A nyitó tételek könyvelési dátumát a rendszer automatikusan számítja ki: az üzleti év befejezési dátuma plusz egy nap. A Dimenziók szerinti bontás és a nyitó tételek külön jelölése eltérő célt szolgál; mindkettőt a kívánt működés szerint állítsa be.
Futtatás és az eredmény ellenőrzése
- Ellenőrizze a beállításokat, majd az OK gombbal indítsa el a műveletet.
- A főkönyvi tételek között ellenőrizze a létrehozott záró és nyitó könyveléseket a megadott bizonylatszámok alapján.
- Ellenőrizze, hogy a mérlegszámlák egyenlege a zárási dátumon, a záró tételekkel együtt nulla, a következő év első napján pedig megjelennek a nyitó tételek.
- Ellenőrizze, hogy a nyitó tételek a megfelelő dimenzióértékkel rendelkeznek, és az év első napján keletkező egyéb tételek nem kapják meg ezt a jelölést.
Az éves záráshoz kapcsolódó tételek könyvelési dátuma előtt Z betű jelenik meg. Ez a záró dátumot jelöli; a nyitó tételek a következő üzleti év első napjára kerülnek.
Könyvvizsgálói adatexport elkészítése
A beállítások és a nyitó tételek ellenőrzése után a Business Central keresőjéből nyissa meg a Könyvvizsgálói adatexport funkciót.
Időszak és számlaszámok megadása
A Kezdő dátum és a Végső dátum mezőkben adja meg a vizsgált teljes üzleti évet. A 2024. évi példában a kezdő dátum 2025. 01. 01., a végső dátum 2025. 12. 31. Ellenőrizze, hogy az utolsó nap is az exportált időszak része.
A Számlaszámok részben adja meg az egyes kategóriákhoz tartozó összes érintett főkönyvi számlaszámot. Több számlaszámot a | jellel válasszon el, például: 311000|312000. A számlaszámokat mindig a saját számlatükör alapján töltse ki.
- Vevő és Szállító: az érintett vevői és szállítói főkönyvi számlák.
- Pénztár és Bank: az érintett pénztári és banki főkönyvi számlák.
- Befizetendő áfa és Visszaigényelendő áfa: az érintett áfaszámlák.
- Kompenzációs felár: az érintett főkönyvi számlák, ha alkalmazandó.
A Deviza mezőben a devizakódot adja meg, például HUF. Ez a mező a devizát jelöli, nem főkönyvi számlaszámot.
A Struktúraverzió beállítás három féle lehetőséget kínál számunka a sémahasználatot illetően, a 2024. utáni frissített verzió, a 2024. előtti 'régi' verzió vagy az automatikus választást. Automatikus beállítás esetén a rendszer a megadott dátumok alapján kiválasztja a megfelelő formátumot.
Export indítása és ellenőrzése
Az OK gombbal indítsa el az exportot. A rendszer elkészíti és automatikusan menti az exportfájlt.
Az elkészült fájl ellenőrzésekor győződjön meg arról, hogy a választott teljes üzleti év szerepel benne, a nyitó adatok rendelkezésre állnak, és az érintett számlaszámokat hiánytalanul megadta. Az adatok főkönyvi kivonattal történő egyeztetését az útmutató utolsó részében ismertetett elemzés során végezze el.
A nyitó tételek elkülönítése a pénzügyi jelentésekben
Az elemzés célja, hogy a nyitó egyenleg csak a megjelölt nyitó tételeket tartalmazza, az időszaki forgalom pedig a többi könyvelést. A halmozott egyenleg a nyitó egyenleget és az időszaki forgalom egyenlegét együtt mutatja.
Elemző nézet beállítása
- Nyissa meg az Elemző nézetek oldalt.
- Hozzon létre egy elemző nézetet, vagy egészítsen ki egy erre alkalmas meglévőt. A példában a nézet kódja
FKVKIVONAT. - Az elemző nézet egyik dimenziókód-mezőjében adja meg a nyitó tételeket jelölő dimenziót. A példában a 3. dimenziókód
NYITÁS. - Frissítse az elemző nézetet, hogy a létrehozott könyvelések megjelenjenek az elemzésben.
Oszlopdefiníciók beállítása
Nyissa meg a pénzügyi jelentéshez használt oszlopdefiníciót. A példában az oszlopelrendezés neve FKVI KIV. A NYITÁS dimenzióhoz tartozó összesítés mezőjében állítsa be az alábbi szűréseket. A szűrőben szereplő NYITÁS a dimenzióérték kódja.
| Oszlop | Típus és összegtípus | Szűrő vagy képlet |
|---|---|---|
| 1 · Nyitó egyenleg | Forgalom; Nettó összeg | NYITÁS |
| 2 · Időszaki forgalom T | Forgalom; Tartozik összeg | <>NYITÁS |
| 3 · Időszaki forgalom K | Forgalom; Követel összeg | <>NYITÁS |
| 4 · Időszaki forgalom egyenlege | Forgalom; Nettó összeg | <>NYITÁS |
| 5 · Halmozott egyenleg | Képlet; Nettó összeg | 1+4 |
Valamennyi oszlop Könyvelési tételtípus mezőjében a Tételek értéket használja. A <>NYITÁS szűrő kizárja a NYITÁS dimenzióértékkel jelölt tételeket. A halmozott egyenleg az 1. és a 4. oszlop összege. Ha más oszlopszámozást használ, a képletet ennek megfelelően módosítsa.
A pénzügyi jelentés összeállítása
A Pénzügyi jelentéskészítés oldalon válassza ki vagy hozza létre a főkönyvi kivonatot. Kapcsolja hozzá a megfelelő sordefiníciót, a nyitási dimenzióval kiegészített elemző nézetet és az előző lépésben beállított oszlopelrendezést. A példában a sor- és oszlopelemző nézet neve FKVKIVONAT, az oszlopelrendezés neve FKVI KIV.
A jelentés ellenőrzése
Nyissa meg a pénzügyi jelentést, adjon meg egy teljes üzleti évre szóló dátumszűrőt, majd számítsa újra az eredményt. A 2025. évi példában a dátumszűrő: 2025. 01. 01..2025. 12. 31.
- A Nyitó egyenleg oszlop csak a
NYITÁSdimenzióértékkel jelölt tételeket tartalmazza. - Az időszaki forgalom oszlopai a
NYITÁSdimenzióértékkel nem jelölt tételeket tartalmazzák, beleértve az év első napján keletkező egyéb könyveléseket is. - A Halmozott egyenleg a nyitó egyenleg és az időszaki forgalom egyenlegének összege.
Az ellenőrzéshez válasszon ki egy mérlegszámlát, és egyeztesse a jelentés nyitó egyenlegét a megjelölt nyitó főkönyvi tételekkel. Ellenőrizze azt is, hogy az év első napján könyvelt, nem nyitó tétel az időszaki forgalomban szerepel. Az elkészült könyvvizsgálói adatexport nyitó adatait és időszaki forgalmát is egyeztesse a megfelelő időszakra beállított főkönyvi kivonattal.